IMPREVISTOS? Evite-os! Mas esteja preparado para resolve-los!


26 06

IMPREVISTOS? Evite-os! Mas esteja preparado para resolve-los!

        Não adianta. Vivemos em um mundo em que cada segundo é extremamente valioso. E se tratando de congressos, conferências, onde o foco no detalhe é primordial, um minuto pode causar muita diferença!

    Cada atividade foi muito bem cronometrada. Mas e se algo acontecer? Precisamos estar preparados, certo? Então, vão algumas dicas da Equipe Partner para você:


1 – Primeiro de tudo: Não deixe o corre-corre aparecer!

Imprevistos acontecem. Pode ser um equipamento que não funciona, um palestrante que atrasa, um coffee break que não sai na hora marcada. No entanto, tenha certeza que o público, muitas vezes, é o último a perceber. E se você demonstrar aflição, será o primeiro a comentar! Então, autocontrole é imprescindível! Equilíbrio ajuda a direcionar as melhores ações.


2 – O evento fez tanto sucesso que o espaço não comporta! E agora?

Esta é uma questão que deve ser muito bem estudada anteriormente. Com um bom planejamento, é possível organizar cada detalhe para que tudo aconteça da melhor  forma. Analisando a capacidade do espaço físico e o orçamento, é necessário que haja o cálculo do número mínimo e máximo que o evento pode atender. Isso é feito até para o direcionamento dos convites a serem enviados. E se houver alimentação, é sempre bom deixar reservado ao menos 20% a mais do público esperado, para que não ocorram transtornos.


3 – Qualidade do alimento

Falando sobre quantidade, não podemos deixar também de conhecer muito bem a qualidade do que iremos servir. Afinal de contas, alimentação em eventos deve ter uma atenção especial. Caso o fornecedor seja novo, agende uma degustação do cardápio e escolham juntos, pensando no público que será atendido. Além disso, pontualidade, apresentação e educação são traços fundamentais que o profissional deste ramo deve ter. E não se esqueça de calcular um número maior do que o previsto: isso pode evitar um grande desastre.


 4 – Cadê o fornecedor?

Palestrantes podem atrasar... Fornecedores também! Por isso, não ache que estará sendo chato confirmando o serviço com uma semana, um dia ou até horas antes. Além disso, para evitar este transtorno, faça um cronograma muito realista dos momentos mais críticos de um evento: montagem e execução. Planejamento é tudo! Com este documento bem feito, você pode avaliar os riscos e tomar boas decisões. E nunca deixe de ter um check-list  de fornecedores, caso seja necessário uma nova contratação seja imediata. Por isso é importante manter parceiros, que sejam restritos e fiéis, pois eles saberão o seu ritmo de trabalho e poderão te auxiliar da melhor maneira.


    Profissionais despreparados não só deixam de resolver os imprevistos, como os tornam maiores. Por isso, é preciso conhecimento, honestidade e jogo de cintura para fazer com que tudo termine bem!!

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